Privacy protocol
Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer.
Pétanquevereniging Onderhands verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy protocol geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen
over de verwerking van persoonsgegevens door Onderhands.
1. Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld u naam, adres, geboortedatum. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld uw huisadres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook uw voornaam samen met uw geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
2. Van wie verwerkt Onderhands persoonsgegevens?
Onderhands verwerkt persoonsgegevens van mensen met
wie zij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:
• Leden, jeugdleden en vrijwilligers van Onderhands
• Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap bij Onderhands of ooit een lidmaatschap hebben gehad;
• Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.
3. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Binnen Onderhands is de secretaris de bewaker van deze gegevens. Ook de Nederlandse Jeu de Boules Bond (NJBB) is op de hoogte van uw persoonsgegevens. Die organisatieonderdelen, die uw gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, zorgen voor een goede beveiliging van uw gegevens.
4. Waarvoor verwerkt Onderhands persoonsgegevens?
We gebruiken uw gegevens om u in te schrijven, u uit te nodigen voor wedstrijden of andere evenementen, u het clubblad te sturen, een kaartje bij ziekte en contributie te innen en andere activiteiten waarmee we u van dienst kunnen zijn bij het beoefenen van de jeu de boules sport. Uw gegevens kunnen ook worden gebruikt voor promotiedoeleinden, bijv. een fotoreportage. Wilt u niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel, dan kunt u doorgeven aan de secretaris.
5. Verwerkt Onderhands ook bijzondere persoonsgegevens?
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens,
bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.
Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met uw toestemming of als u dat aan ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen
als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening
Onderhands controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door organisatieonderdelen.
6. Hoe gaat Onderhands met mijn persoonsgegevens om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt.
7. Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
De secretaris is de enige, die bij de NJBB kan
inloggen om daar persoonsgegevens toe te voegen of te wijzigen.
Daarnaast kan het organisatieonderdeel waarvoor u zich heeft opgegeven, of dat uw gegevens nodig heeft voor de uitoefening van haar taak, uw gegevens inzien. Bijvoorbeeld is het mogelijk, dat
binnen een team, leden elkaars adres en telefoonnummer kennen (tenzij u aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken.
Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld het district of de NJBB) kunnen uw persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun
functie toegang toe moeten hebben.
8. Uitwisseling van persoonsgegevens buiten Onderhands
Onderhands kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.
9. Hoe lang worden mijn gegevens bewaard?
Gegevens gerelateerd aan uw lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het met deze informatie mogelijk oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.
10. Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Onderhands gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.
11. Kan ik zien of weten welke gegevens Onderhands van mij verwerkt?
Onderhands verwerkt alle gegevens die u heeft ingevuld op het inschrijfformulier of die u daarna aan ons heeft doorgegeven..
12. Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Onderhands kun u ook altijd contact opnemen met Onderhands via onderstaand contactformulier of telefonisch, per brief of persoonlijk met de secretaris, die eindverantwoordelijk is voor het beheer van uw persoonsgegevens.
13. Wijzigingen privacy protocol
Onderhands behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy protocol. Het verdient aanbeveling om dit privacy protocol regelmatig te raadplegen, zodat u van wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacy protocol raadplegen, downloaden of kopiëren van onze website www.jdbonderhands.nl